在2020年，隨著項目數(shù)量激增，公司原有的管理模式逐漸無法匹配業(yè)務(wù)的發(fā)展。公司曾嘗試使用一款OA軟件，用了2年下來之后發(fā)現(xiàn)軟件無法呈現(xiàn)經(jīng)營結(jié)果，數(shù)據(jù)信息滯后，無法給老板提供經(jīng)營數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性也較差，成本核算不清晰，無法有效幫助公司把控過程成本。最終，圖強(qiáng)公司決定棄用原有系統(tǒng)，尋找一個真正懂工程、懂項目的專業(yè)管理軟件。

2022年，圖強(qiáng)公司與紅圈接觸后，對紅圈團(tuán)隊的專業(yè)能力給予了高度認(rèn)可。

一方面，團(tuán)隊所具備的深度行業(yè)洞察能力、經(jīng)營管理輕咨詢能力，以及周到的服務(wù)與培訓(xùn)支持，給圖強(qiáng)留下了深刻印象；另一方面，紅圈系統(tǒng)本身具備強(qiáng)大的自定義能力和便捷的操作體驗。尤其在項目資金收款、付款、墊資、利潤管理及成本把控等方面積累了豐富的行業(yè)經(jīng)驗，且界面清晰直觀，便于一線員工使用。經(jīng)過深入溝通，圖強(qiáng)最終決定將原有系統(tǒng)切換為紅圈軟件，并成功落地應(yīng)用。自2022年啟用至今已逾四年，紅圈系統(tǒng)在圖強(qiáng)公司內(nèi)部始終運(yùn)行順暢。

針對圖強(qiáng)公司的核心管理需求，紅圈量身打造了一套覆蓋“資金、付款、成本”的閉環(huán)解決方案：

【挑戰(zhàn)】

項目合同特征各異，收款數(shù)據(jù)復(fù)雜。隨著項目增多，無法實時掌握每個項目的合同金額、開票金額、實收金額及應(yīng)收賬款比例，收款提醒依賴人工，極易遺漏。

【紅圈方案】

紅圈系統(tǒng)為圖強(qiáng)構(gòu)建了以項目為核心的“資金駕駛艙”。系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)合同、開票、收款全流程，形成動態(tài)更新的項目資金臺賬。管理層通過系統(tǒng)可實時查看每個項目的收款比例、合同金額、開票金額、收款金額、應(yīng)收未收金額等關(guān)鍵指標(biāo)。系統(tǒng)還能設(shè)置自動提醒功能，在關(guān)鍵收款節(jié)點前通知相關(guān)負(fù)責(zé)人，確保回款無遺漏。

紅圈系統(tǒng)資金管理模擬界面

紅圈系統(tǒng)資金管理模擬界面

【挑戰(zhàn)】

各項目過程中涉及的來往款項又多又雜，涉及到分包付款，供應(yīng)商付款等，不同類型的合同付款條件也不同，且供應(yīng)商付款賬期參差不齊，對下付款節(jié)點管控比較復(fù)雜，如果當(dāng)下企業(yè)資金比較緊張，既要考慮合同履約真實性又要考慮排款計劃合理性，付款審批時缺乏數(shù)據(jù)依據(jù)，付款流程冗長，潛在風(fēng)險較大。

【紅圈方案】

紅圈系統(tǒng)將“付款申請”與項目合同、收票、結(jié)算數(shù)據(jù)實時聯(lián)動。當(dāng)一筆付款申請?zhí)峤粫r，系統(tǒng)自動帶出該項目當(dāng)前的收款比例、已付款金額、資金余額等關(guān)鍵信息，為領(lǐng)導(dǎo)審批提供了精確的數(shù)據(jù)支撐，讓每一筆付款都“有據(jù)可依”。幫助企業(yè)合理安排資金，在保障合同履約的同時，規(guī)避資金風(fēng)險。

【挑戰(zhàn)】

項目成本涉及設(shè)備、材料、人工、報銷等多個方面。預(yù)算與實際成本需人工核對，極易出現(xiàn)超采、超支。項目多、周期長，線下商務(wù)、采購、財務(wù)、工程部的跨部門對賬工作量大，數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑不一，過程利潤無法動態(tài)知曉。

【紅圈方案】

紅圈為圖強(qiáng)打通了“預(yù)算-申購-采購-到貨-入庫-出庫”的完整管理鏈路。系統(tǒng)嚴(yán)格控制采購流程，一旦材料采購超出預(yù)算或計劃量，系統(tǒng)會自動預(yù)警，實現(xiàn)事前強(qiáng)控，從源頭避免成本損失。所有成本數(shù)據(jù)實時歸集，系統(tǒng)自動生成多維度的對賬報表和成本分析報表，極大地提高了跨部門協(xié)作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，讓項目利潤一目了然。

自2022年切換至紅圈系統(tǒng)至今，圖強(qiáng)公司已成功應(yīng)用紅圈系統(tǒng)4年，管理成效顯著：

● Before：老板想了解公司整體經(jīng)營狀況，需要等待各部門月底匯總報表，數(shù)據(jù)滯后且口徑不一，決策往往滯后于業(yè)務(wù)變化。

● After：通過系統(tǒng)首頁視圖、項目信息簡報、管理分析報表等多種可視化工具，管理層可隨時查看公司現(xiàn)金流、應(yīng)收應(yīng)付、各板塊營收及銷售目標(biāo)達(dá)成情況，經(jīng)營狀況盡在掌握，決策效率大幅提升。

● Before：銷售、采購、財務(wù)、工程各自維護(hù)一套項目臺賬，數(shù)據(jù)歸口多、對賬難，一個簡單的數(shù)據(jù)核對往往需要跨部門反復(fù)溝通。

● After：以項目為核心的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，讓合同、收票、付款、結(jié)算等關(guān)鍵指標(biāo)實時聯(lián)動，各部門在同一套數(shù)據(jù)體系下協(xié)同工作，溝通成本顯著降低，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性也得到保障。

● Before：采購溝通依靠電話和微信，清單資料都是紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，材料超采、成本超支等問題往往在項目結(jié)束后復(fù)盤才發(fā)現(xiàn)，損失已無法挽回。

● After：紅圈系統(tǒng)打通了“采購申請-采購合同-進(jìn)料檢驗-入庫-應(yīng)付-付款”的管理閉環(huán)，一旦材料采購超出預(yù)算或計劃量，系統(tǒng)自動預(yù)警，實現(xiàn)事前強(qiáng)控，將問題消滅在萌芽狀態(tài)。

● Before：維保計劃依賴Excel記錄，幾十個項目全靠人工記憶，漏單、遺忘時有發(fā)生，不僅質(zhì)保金回收容易錯過節(jié)點，維保商機(jī)也白白流失。

● After：系統(tǒng)支持維保計劃自動提醒，將維保服務(wù)與質(zhì)保金回收關(guān)聯(lián)，讓售后服務(wù)從“被動救火”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃咏?jīng)營”，既提升了客戶滿意度，也挖掘了新的業(yè)務(wù)增長點。